„Wysyłam listy polecone. Księgowa z biura rachunkowego powiedziała, że do odliczenia kosztów wystarczą potwierdzenia nadania. Na poczcie widziałam, że niektórzy biorą jakieś dodatkowe potwierdzenia albo faktury. Czy to faktycznie wystarczy?” 
Koszty przesyłek pocztowych mogą być udokumentowane:
- fakturami, albo
- potwierdzeniami zakupu znaczków, albo
- potwierdzeniami nadania.
Dobrze jest przyjąć jeden system. Wtedy łatwo ustalić, że opłatę za każdą przesyłkę zaliczyłąś do kosztów jeden raz. Jeżeli dokumentujesz wydatki na przesyłki fakturami – trzymaj się tego systemu. Jeśli chcesz dokumentować potwierdzeniami nadania – używaj potwierdzeń. Potwierdzają one poniesienie opłaty za przesyłkę, więc mogą być podstawą zapisów w PKPiR.
Ważne: jeśli są to dowody nadania przesyłek w postaci książki pocztowej – pamiętaj, żeby u góry strony wpisać nazwę i adres swojej firmy, lub przybić pieczątkę.
