Na odwrocie uzupełniamy paragon o swoje dane i nazwę zakupionego towaru. I w takiej formie można go zaksięgować.

Niestety, na podstawie paragonu nie można odliczyć podatku vat.

WZ lub specyfikację księgujemy tak, jak opis dostawy. 

Jeśli specyfikacja jest zbyt lakoniczna lepiej sporządzić własny opis dostawy. 

Dowody zakupu towarów i materiałow rejestruje się w księdze w chwili otrzymania, a zawsze przed przekazaniem ich do sprzedaży, przerobu lub magazynu. Dowody zakupu materiałów pomocniczych należy zapisać w księdze na koniec dnia.

Na dowodzie zakupu (w wolnym miejscu) wpisujesz nr pozycji w księdze, datę wpływu i podpisujesz się.

Jeżeli Twoją księgowość prowadzi biuro rachunkowe, lub jeśli prowadzisz ewidencję sprzedaży - to zakupy i sprzedaż może być wpisywane po zakończeniu miesiąca (ale chronologicznie). A w przypadku gdy prowadzisz wyłącznie sprzedaż udokumentowaną fakturami  - to nawet nie musisz prowadzić ewidencji sprzedaży.

Często sprzedajemy towar lub świadczymy usługę dając kontrahentowi odroczony termin płatności, wystawiamy fakturę, płacimy vat i czekamy na należne nam pieniądze. Może się zdarzyć, że zapłaty nie otrzymamy. Zapłacony vat możemy próbować odzyskać w ramach ulgi na złe długi. A jak odzyskać należność główną? Może się zdarzyć, że będziemy musieli skorzystać z postepowania nakazowego. Aby jedak sprawa mogła być rozpoznana w tym tybie, trzeba do pozwu dołączyć przynajmniej jeden ze wskazanych w art. 485 kpc dowodów – np. zaakceptowany przez dłużnika rachunek lub dowód doręczenia mu faktury lub rachunku. A dowodem doręczenia faktury lub jej akceptacji może być właśnie podpis kupującego. 

• - imiona, nazwiska lub nazwy sprzedawcy i nabywcy, ich adresy oraz numery identyfikacji podatkowej (NIP), (istnieje jednak wyjątek – faktura wystawiana dla osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą w formie indywidualnych gospodarstw rolnych mogą nie zawierać numeru identyfikacji podatkowej sprzedawcy i nabywcy),

• - dzień, miesiąc i rok albo miesiąc i rok dokonania sprzedaży oraz datę wystawienia i numer kolejny faktury oznaczonej jako ‘FAKTURA VAT’; W przypadku sprzedaży o charakterze ciągłym można podać na fakturze miesiąc i rok dokonania sprzedaży,

• - nazwę towaru lub usługi,

• - jednostkę miary i ilość sprzedanych towarów lub rodzaj wykonanych usług,

• - cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto),

• - wartość towarów lub wykonanych usług, których dotyczy sprzedaż, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto),

• - stawki podatku,

• - sumę wartości sprzedaży netto towarów lub wykonanych usług z podziałem na poszczególne stawki podatku i zwolnionych od podatku oraz niepodlegających opodatkowaniu,

• - kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto towarów (usług), z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku,

• - wartość sprzedaży towarów lub wykonanych usług wraz z kwotą podatku (wartość sprzedaży brutto), z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku lub zwolnionych od podatku, lub niepodlegających opodatkowaniu,

• - kwotę należności ogółem wraz z należnym podatkiem, wyrażoną cyframi i słownie.

• - faktury dokumentujące sprzedaż paliw silnikowych benzynowych, oleju napędowego oraz gazu, wlewanych do baku samochodu i innych pojazdów samochodowych, powinny zawierać numer rejestracyjny tego samochodu.

No i co z tego, że wbiła. Nie zaakceptowała jeszcze paragonu, więc próbowałam wytłumaczyć jej grzecznie, że jeśli jej firma ma taki system, że wystawia albo paragon, albo fakturę, to może go jeszcze wystornować. A nawet jeśli zaakceptowałaby paragon w kasie, to może wystawić fakturę, do kopii, która zostaje u niej przyszyć paragon (i zrobić ewentualnie notkę  dla księgowej, żeby nie zaksięgowała przychodu dwa razy).

Pani była głucha na moją argumentację, więc odmówiłam zapłaty, odwróciłam się na pięcie i zostawiłam ją z towarem i problemem. To co mi było potrzebne kupiłam w następnym sklepie.

Chciałabym jednak rozwinąć temat wystawiania faktury na podstawie paragonu fiskalnego. Jeżeli klient dokonał zakupu i dostał paragon fiskalny, to w ciągu 7 dni od daty sprzedaży może zgłosić się do sprzedawcy i żądać wystawienia faktury. Ty masz obowiązek ją wystawić, musisz jednak otrzymać (albo zatrzymać – jeśli jeszcze go nie wydałeś) paragon.  Paragon zszywasz z kopią faktury. I oczywiście przychód księgujesz raz.

Dokonując sprzedaży, masz obowiązek wystawić dokument potwierdzający każdemu kupującemu, który tego zarząda. Dokument powinien posiadać przynajmniej jedną kopię.

Co może być dowodem sprzedaży: faktura vat (jeśli jesteś płatnikiem vatu – czyli “urzędowo mówiąc” podatku od towarów i usług), rachunek (wystawiany przez nievatowców). Jeżeli działasz w handlu, usługach lub gastronomii możesz wystawić kupującemu paragon (chyba, że zażyczy sobie wystawienia faktury lub rachunku). W związku z szerokim stosowaniem kas fiskalnych stosowanie paragonów jest bardzo częste, ale paragony można też wystawiać bez użycia kasy rejestrującej.