Jest jednak szereg pytań, które powinieneś zadać sam sobie. Odpowiedzi na te pytania pozwolą Ci wybrać działania prowadzące do poprawy wyniku finansowego Twojej firmy.

Pytanie 1 i zasadnicze. Jaka jest strategia działania Twojej firmy? Czy masz wyznaczone cele, czy wiesz czym chcesz się zajmować, czy też może miotasz się łapiąc okazje i gasząc pożary? Czy realizujesz swoją strategię?

Pytanie 2. Prawo Pareto mówi, że wszystkie czynniki rozkładają się w stosunku 80/20. Dwadzieścia procent Twoich klientów generuje 80 procent Twoich zysków (a pozostałe 80% daje 20% tego co zarabiasz). 20 % Twoich działań daje 80 % efektów (więc w czasie pozostałym po prostu zbijasz bąki ). Oczywiście zastosowana proporcja jest tylko przykładowa i w praktyce może rozkładać się np. jak 85/15, jednak prawo to dobrze odzwierciedla problem efektywności. Zapytaj więc siebie czy działasz efektywnie, czy efektywnie wybierasz klientów, pracowników, inwestycje… Może warto pracować mniej, żeby… zarabiać więcej…

Pytanie 3. Łatwo powiedzieć, że trzeba obniżyć koszty – ale czy znasz strukturę kosztów, które ponosi Twoja firma? Czy wiesz ile wydajesz na utrzymanie lokalu, pracowników, biura, pozyskanie nowych klientów, utrzymanie dotychczasowych klientów. Jaki zysk przynosi Ci pojedyncza złotówka wydana w poszczególnych obszarach? Bez tej wiedzy trudno Ci będzie określić, jakie wydatki są niezbędne, a jakie możesz obniżyć.

Pytanie 4. Czy zdarza Ci się, że płacisz karne odsetki, bo zapomniałeś zapłacić na czas? Dwie osoby załatwiają niezależnie od siebie tą samą sprawę? A może są sprawy, którymi nikt się nie zajmuje – a są ważne? Jak zarządzasz swoim czasem, czy masz system zarządzania zadaniami do wykonania? Warto poświęcić trochę czasu i wysiłku na wprowadzenie skutecznych rozwiązań w tej dziedzinie, np. na GDT.

Pytanie 5. Ile kosztuje Twój czas? Czy robisz „za darmo” (bo przecież nie wydajesz ani złotówki) rzeczy, które mógłbyś zlecić osobie której czas kosztuje mniej niż Twój? Ile mógłbyś zarobić w tym czasie?

Pytanie 6. Czy masz efektywny system archiwizacji? Wiadomo, że niektóre sprawy MUSZĄ zostać zarchiwizowane w formie papierowej, ale nie wszystkie. Warto zastanowić się nad swoim działaniem, jeśli drukujesz wszystko – i wpinasz papiery do segregatorów. Zapewne możesz ustalić kategorie spraw, które mogą być zachowywane w formie elektronicznej. Pamiętaj o jednym – jeśli zapisujesz wyłącznie kopie elektroniczne – rób regularne i częste backup’y.

Jesteś przerażony? Więc jeszcze uwagi końcowe. Nie próbuj naprawiać wszystkiego naraz. To tak jak z zażywaniem witamin – możesz regularnie łykać po jednej tabletce i wtedy poprawiasz swoją odporność oraz funkcjonowanie organizmu. Zażycie całego opakowania raz w miesiącu raczej nie wyjdzie Ci na zdrowie. Podobnie z poprawianiem działania swojej firmy rób małe kroki, usprawniaj zarządzanie, szukaj metod i obserwuj efekty. Ważne jest, żebyś regularnie pracował nie tylko w firmie, ale i nad firmą. Nikt tego nie zrobi lepiej niż TY.